Webinar organiseren met Microsoft Teams: tips vanuit de praktijk

Het afgelopen 1,5 jaar hebben we – noodgedwongen – allemaal de weg naar tools zoals Zoom en Microsoft Teams gevonden. Over Zoom ga ik het later hebben. Vandaag gaat het over Microsoft Teams en hoe je er op een eenvoudige wijze een webinar of live event kunt opzetten. Geschreven met jarenlange ervaring in de praktijk.

Tip 1: Gebruik ‘Webinar’ in Microsoft Teams

Sinds een aantal maanden kan je in Microsoft Teams naast een ‘Nieuwe vergadering’ ook een ‘Webinar’ aanmaken in je agenda. Webinar bevat een aantal specifieke functies die wij als marketeers nodig hebben voor het organiseren van online events. Ik overloop er enkele:

Inschrijfpagina maken

Wanneer je een Webinar aanmaakt in Microsoft Teams wordt er achterliggend automatisch een inschrijfpagina gemaakt.
Handig voor wanneer je zelf niet zo handig bent met het maken van dit soort eventpagina’s. En het geeft een zeer professionele indruk aan je webinar.

Voorbeeld Webinar via Microsoft Teams

Bevestigingsmail na registratie

Microsoft voorziet niet alleen een inschrijfformulier voor jouw event, deelnemers krijgen bovendien ook automatisch een bevestigingsmail mét Outlook-invite in bijlage:

Bevestigingsmail - Webinar via Microsoft Teams

Overzicht registraties én deelnemers

Als organisator kan je in Teams een overzicht vinden van het aantal geregistreerde deelnemers. Na afloop van je webinar kan je in een ander rapport zien wie er daadwerkelijk aanwezig was. Geen manueel checks dus meer nodig.

Aanwezigheid en Registratie Microsoft Teams

Tip 2: PowerPoint Live

Een ander relatief nieuwe feature in Teams is PowerPoint Live. Naast jouw scherm kan je nu ook een specifieke PowerPoint delen. Dit met enkele zeer handige features voor presentators en organisators:

PowerPoint Live - Microsoft Teams

Ik zoom even in op enkele zeer nuttige features:

  • Presentatormodus: klassieke weergave of ‘picture in picture’
  • Bladeren in presentatie: mogen de deelnemers bladeren in je presentatie of niet?
  • Alles in één weergave: huidige slide, volgende slides, notities én markeeropties

Tip 3: Stel je achtergrond in

Nu we door de overheid opnieuw verplicht worden om vanuit thuis te werken waar mogelijk, is het als presentator niet abnormaal dat je vanuit je slaapkamer presenteert. Maar daarom hoeven je deelnemers dit toch niet te zien? Zelfs als deelnemer is het een kleine moeite om even een gepersonaliseerde achtergrond in te stellen.

Hoe? Nog voor je de meeting start kies je voor ‘Achtergrondfilters’ > ‘Achtergrondinstellingen’

Achtergrondfilters in Microsoft Teams

Tip 4: Opties voor vergadering

Een functie die veel marketeers niet kennen is “Opties voor vergadering”. Nochtans zitten er enkele handige opties verscholen:

Vergaderopties in Microsoft Teams

Ik pik er enkele uit:

  • Lobby: bepaal wie er in de virtuele lobby moet wachten
  • Presenteren: kan iedereen zomaar z’n scherm delen, of bepaal je vooral wie kan presenteren?
  • Microfoon: laat je toe dat deelnemers hun microfoon kunnen gebruiken?
  • Camera: indien gewenst kan je de deelnemers hun webcam hier uitschakelen
  • Chatberichten: laat je toe dat deelnemers vragen via chat kunnen stellen?

Tip 5: Deel (tijdig) je scherm

Regelmatig woon ik online events bij waar er aan het begin een ongemakkelijke stilte  ontstaat met de deelnemers. Zeker wanneer deelnemers elkaar niet kennen en de presentator geen initiatief neemt tot dialoog. Is interactie niet direct het opzet van de call of zijn deelnemers gedempt, kan je beter ruim vooraf je scherm beginnen delen.

Tip: wist je dat je ook je geluid kan delen? Handig voor bijvoorbeeld een video in een PowerPoint-presentatie.

Tip 6: (Je eigen) Together Mode

De Together Mode (of in het Nederlands ‘Modus Samen’) kwam in het voorjaar nieuw in Teams. Het kan een extra dimensie aan je Teams calls geven. Dit wel op voorwaarde dat jouw deelnemers de weergave hebben geselecteerd als ‘huidige view’. Uiteindelijk beslis je als deelnemer dus nog altijd zelf welke weergave je verkiest.

Microsoft voorziet een heel aantal standaard templates (bv. ronde tafel, aula, enz), maar je kan relatief eenvoudig een eigen Together Mode creëren via de Microsoft Developer Portal. Leuk om bijvoorbeeld toch het gevoel te hebben op kantoor te vergaderen of om rond een bepaald thema te werken. Bijvoorbeeld Halloween:

Developer Portal - Create Teams Background - Together Mode

Tip 6: Breakout Rooms

Dat Microsoft luistert naar de feedback van haar gebruikers bewijst de volgende feature: Breakout Rooms. Tot voor kort een veel gevraagde functionaliteit. Met Breakout Rooms kan je jouw publiek gaan opdelen in 2 of meerdere kleine groepen. Als organisator kan je hierbij kiezen om de groepen automatisch of manueel te verdelen:

Breakout rooms in Microsoft Teams

Tip 7: Ga voor interactie

Last but not least: ga voor interactieve webinars. Volgens studies kunnen we ons online slechts 10 minuten concentreren tijdens meetings. Als organisator is het dus kwestie van je publiek alert te houden. Wil je het laagdrempelig houden kan je hen vragen laten antwoorden via chat, of gebruik je de poll-functie in Teams.

Poll in Microsoft Teams

Deel dit artikel

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

Recent verschenen

Het is niet omdat je presenteert vanuit je slaapkamer, dat deelnemers dit ook perse hoeven te zien.