Webinar organiseren met Microsoft Teams: tips vanuit de praktijk

Tip 1: Gebruik ‘Webinar’ in Microsoft Teams

Sinds een aantal maanden kan je in Microsoft Teams naast een ‘Nieuwe vergadering’ ook een ‘Webinar’ aanmaken in je agenda. Webinar bevat een aantal specifieke functies die wij als marketeers nodig hebben voor het organiseren van online events. Ik overloop er enkele:

Inschrijfpagina maken

Wanneer je een Webinar aanmaakt in Microsoft Teams wordt er achterliggend automatisch een inschrijfpagina gemaakt.
Handig voor wanneer je zelf niet zo handig bent met het maken van dit soort eventpagina’s. En het geeft een zeer professionele indruk aan je webinar.

Bevestigingsmail na registratie

Microsoft voorziet niet alleen een inschrijfformulier voor jouw event, deelnemers krijgen bovendien ook automatisch een bevestigingsmail mét Outlook-invite in bijlage:

Overzicht registraties én deelnemers

Als organisator kan je in Teams een overzicht vinden van het aantal geregistreerde deelnemers. Na afloop van je webinar kan je in een ander rapport zien wie er daadwerkelijk aanwezig was. Geen manueel checks dus meer nodig.

Tip 2: PowerPoint Live

Een ander relatief nieuwe feature in Teams is PowerPoint Live. Naast jouw scherm kan je nu ook een specifieke PowerPoint delen. Dit met enkele zeer handige features voor presentators en organisators:

Ik zoom even in op enkele zeer nuttige features:

• Presentatormodus: klassieke weergave of ‘picture in picture’
• Bladeren in presentatie: mogen de deelnemers bladeren in je presentatie of niet?
• Alles in één weergave: huidige slide, volgende slides, notities én markeeropties

Tip 3: Stel je achtergrond in

Nu we door de overheid opnieuw verplicht worden om vanuit thuis te werken waar mogelijk, is het als presentator niet abnormaal dat je vanuit je slaapkamer presenteert. Maar daarom hoeven je deelnemers dit toch niet te zien? Zelfs als deelnemer is het een kleine moeite om even een gepersonaliseerde achtergrond in te stellen.

Hoe? Nog voor je de meeting start kies je voor ‘Achtergrondfilters’ > ‘Achtergrondinstellingen’

Tip 4: Opties voor vergadering

Een functie die veel marketeers niet kennen is “Opties voor vergadering”. Nochtans zitten er enkele handige opties verscholen:

Ik pik er enkele uit:

• Lobby: bepaal wie er in de virtuele lobby moet wachten
• Presenteren: kan iedereen zomaar z’n scherm delen, of bepaal je vooral wie kan presenteren?
• Microfoon: laat je toe dat deelnemers hun microfoon kunnen gebruiken?
• Camera: indien gewenst kan je de deelnemers hun webcam hier uitschakelen
• Chatberichten: laat je toe dat deelnemers vragen via chat kunnen stellen?

Tip 5: Deel (tijdig) je scherm

Regelmatig woon ik online events bij waar er aan het begin een ongemakkelijke stilte  ontstaat met de deelnemers. Zeker wanneer deelnemers elkaar niet kennen en de presentator geen initiatief neemt tot dialoog. Is interactie niet direct het opzet van de call of zijn deelnemers gedempt, kan je beter ruim vooraf je scherm beginnen delen.

Tip: wist je dat je ook je geluid kan delen? Handig voor bijvoorbeeld een video in een PowerPoint-presentatie.

Tip 6: (Je eigen) Together Mode

De Together Mode (of in het Nederlands ‘Modus Samen’) kwam in het voorjaar nieuw in Teams. Het kan een extra dimensie aan je Teams calls geven. Dit wel op voorwaarde dat jouw deelnemers de weergave hebben geselecteerd als ‘huidige view’. Uiteindelijk beslis je als deelnemer dus nog altijd zelf welke weergave je verkiest.

Microsoft voorziet een heel aantal standaard templates (bv. ronde tafel, aula, enz), maar je kan relatief eenvoudig een eigen Together Mode creëren via de Microsoft Developer Portal. Leuk om bijvoorbeeld toch het gevoel te hebben op kantoor te vergaderen of om rond een bepaald thema te werken. Bijvoorbeeld Halloween:

Tip 6: Breakout Rooms

Dat Microsoft luistert naar de feedback van haar gebruikers bewijst de volgende feature: Breakout Rooms. Tot voor kort een veel gevraagde functionaliteit. Met Breakout Rooms kan je jouw publiek gaan opdelen in 2 of meerdere kleine groepen. Als organisator kan je hierbij kiezen om de groepen automatisch of manueel te verdelen:

Tip 7: Ga voor interactie

Last but not least: ga voor interactieve webinars. Volgens studies kunnen we ons online slechts 10 minuten concentreren tijdens meetings. Als organisator is het dus kwestie van je publiek alert te houden. Wil je het laagdrempelig houden kan je hen vragen laten antwoorden via chat, of gebruik je de poll-functie in Teams.