Microsoft Bookings: laat klanten en leveranciers rechtstreeks afspraken maken in je agenda

Onderdeel van Office 365

Microsoft Bookings maakt deel uit van de Office 365 Suite van Microsoft. Wat vandaag de dag dan weer onderdeel is van Microsoft 365. Een softwarepakket van Microsoft waar de meeste bedrijven wel mee vertrouwd zijn.

Is Microsoft Bookings gratis?

Zoals je wellicht al vermoedde is Microsoft Bookings niet gratis. Bookings is inbegrepen bij volgende Microsoft 365 abonnementen:

• Microsoft 365 Business Standard
• Microsoft 365 Business Premium
• Microsoft 365 E3
• Microsoft 365 E5
• Microsoft 365 F3

Microsoft 365 Business Basic

Ben je Microsoft 365 Business Basic klant? Dan heb je helaas geen toegang tot Microsoft Bookings. Je zal dan minstens één licentie moeten upgraden naar bijvoorbeeld een Microsoft 365 Business Standard abonnement.

Toegang via je Office 365 portal

Ben je niet zeker welke licentie je hebt? Via volgende stappen krijg je – mits de juiste licentie – toegang tot Microsoft Bookings:

1. Surf naar je Office 365 portaal
2. Ga naar ‘Alle apps’ (linksonder)
3. Zoek naar het Microsoft Bookings icoon

Of gebruik de rechtstreekse link naar de Microsoft Bookings app.

Hoe werkt Microsoft Bookings?

De interface van Microsoft Bookings is bijzonder gebruiksvriendelijk. Wellicht lukt het je wel hier wegwijs in te geraken. Toch zitten bepaalde functionaliteiten goed verborgen.

Wanneer je Bookings opent zie je links het menu. Het menu bestaat uit volgende onderdelen:

1. Instellingen
2. Agenda
3. Klanten

In het menu staan deze termen net andersom. Hieronder beschrijf ik de diverse componenten uitvoerig en leg ik je uit waarom ik ze liever in deze volgorde vermeld.

1. Instellingen

Het belangrijkste item in het menu. Hier dien je wat bedrijfsgegevens op te geven en ga je bepalen wie, wat en wanneer kan reserveren. Ook hier ga je merken dat ik – bewust – niet de volgorde van het menu hanteer:

Bedrijfsgegevens

Het laatste item in het menu bij ‘Instellingen, maar persoonlijk lijkt het me beter deze info als eerste op te geven. Hier dien je volgende info op te geven:

• Basisgevens: bedrijfsnaam, adres, website URL, e-mailadres, enz.
• Privacybeleid: URL naar jouw algemene voorwaarden + privacybeleid.
• Bedrijfslogo: jouw logo, wat tevens zichtbaar is op de reserveringspagina, in e-mails, enz.
• Openingstijden: hier kan je jouw algemene openingstijden opgeven. Je kan per service en per medewerker later nog aangepaste openingstijden invullen.

Reserveringspagina

Uiteindelijk het belangrijkste onderdeel. Hier ga je de pagina waar klanten of leveranciers afspraken kunnen maken vormgeven. De belangrijkste items hier zijn:

• Reserveringspagina configureren: wie kan jouw pagina bekijken? Geef je enkel toegang aan collega’s of deel je de link met iedereen?
• Planningsbeleid:
  1. Tijdsinterval: hoeveel tijd wil je minimaal tussen twee afspraken?
  2. Minimale doorlooptijd: hoeveel tijd wil je minimaal tussen moment van reservatie en datum van afspraak
  3. Maximale doorlooptijd: hoelang op voorhand kunnen klanten een afspraak inboeken?
  4. Beschikbaarheid: dient er met bestaande afspraken in jouw agenda rekening gehouden te worden?
• Uw pagina aanpassen: hier kan je instellen of boven gekozen logo op reservatiepagina moet worden weergegeven en kan je wat kleuren manueel kiezen. Helaas is er geen verdere personalisatie mogelijk.

Aangepaste velden

Belangrijk voordeel aan Microsoft Bookings is dat je per ‘service’ (zie volgend topic) kan bepalen welke formuliervelden er gevraagd moeten worden. Mocht je naast de standaardvelden nog een aantal bijkomende formuliervelden nodig hebben, kan je deze hier instellen.

Services

Bij ‘Services’ kan je bepalen welke diensten jouw contacten kunnen reserveren. Je hebt hierbij volgende opties:

• Titel & omschrijving
• Tijdsduur & eventueel buffertijd tussen twee afspraken
• Prijs
• Medewerker(s)
• Betreft het een online vergadering?
• Formuliervelden
• Herinneringen & meldingen via e-mail

Medewerkers

Het laatste nog niet besproken item bij ‘Instellingen’ (maar dus in feite de eerste in het menu) is ‘Medewerkers’. Hier kan je:

• Medewerkers toegang geven tot het portaal om zo afspraken te bekijken en/of te beheren
• Medewerkers toevoegen om zo te kunnen koppelen aan bepaalde services

Maak je gebruik van een Microsoft Active Directory? Dan zal je merken dat Bookings automatisch op basis van naam of e-mailadres jouw medewerkers herkent.

Opmerking: Enkel wanneer je een Microsoft-account gebruikt kan je instellen dat bestaande afspraken in je agenda de beschikbaarheid op je reserveringspagina beïnvloedt. Hierbij moet ik ook meegeven dat gedeelde agenda’s (bv. marketing@ of info@) hierbij – afhankelijk van instellingen – niet gebruikt kunnen worden.

2. Klanten

Bij ‘Klanten’ vind je een overzicht van alle klanten die reeds een afspraak hebben gehad of ingepland. Indien gewenst kan je hier ook contacten manueel toevoegen of importeren (CSV-bestand).

Leuk weetje: op een klantenfiche kan je – in naam van de klant – een afspraak inplannen.

3. Agenda Bookings

Tot slot vind je in het menu ook nog het item ‘Agenda’.

Hier krijg je:

• In een kalenderweergave een overzicht van de toekomstige afspraken
• De mogelijkheid om nieuwe afspraken in te plannen of bestaande te wijzigen
• via de optie ‘Verlof toevoegen’ de mogelijkheid om bepaalde dagen of weken te blokkeren voor afspraken

Bevestiging via e-mail

Een belangrijke troef van Microsoft Bookings zijn de automatische bevestigingsmails die je kan instellen. Wil je contacten graag automatisch een agenda-invite laten toesturen? Ook dat is mogelijk. Met Microsoft Bookings geef je klanten dus een zeer professionele indruk.

Wil een klant toch nog een afspraak wijzigen of annuleren? Geen probleem! Ook dit kan online geregeld worden, waarna aangepaste agenda-invites verstuurd worden.

Power Automate

Graag deel ik ook nog mee dat – voor wie wat technischer is aangelegd – Microsoft Bookings met andere Office 365 apps te koppelen is via Power Automate (voorheen Microsoft Flow). Een tool van Microsoft om geautomatiseerde werkstromen te maken.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Tot slot geef ik nog wat antwoorden op mogelijke vragen bij gebruik van Microsoft Bookings:

1. Is er ook een Microsoft Bookings app?

Ja! Daar de interface van de webversie er eerder sober uitziet, vind ik de app van Microsoft Bookings er zeer modern uitzien. Bovendien heb je er dezelfde functionaliteiten. Dus ook hier kan je afspraken bekijken of wijzigen, klanten beheren, medewerkers toevoegen en instellingen wijzigen.

2. Kan ik mijn gmail-account koppelen aan Microsoft Bookings?

Ja en nee. Ja je kan een gmail-adres gebruiken om bijvoorbeeld een medewerker toe te voegen. Maar hierbij heb je dan niet de optie om Bookings rekening te laten houden met bestaande afspraken.

3. Hoe koppel ik mijn agenda aan Microsoft Bookings?

Dit gebeurt automatisch bij het toevoegen van nieuwe medewerkers. Enkel bij e-mailadressen die gelinkt zijn aan Microsoft Exchange (met uitzondering van gedeelde mailboxen), zal er ook daadwerkelijk rekening gehouden worden met bestaande afspraken.

4. Voor wie is Microsoft Bookings interessant?

Microsoft Bookings is interessant voor organisaties die contacten via een online module afspraken willen laten maken. Dit bijvoorbeeld om een betere personeelsplanning te kunnen maken. Zeker voor organisaties die reeds vertrouwd zijn met de toepassingen van Office 365, is Microsoft Bookings een logische keuze.

5. Wat zijn de alternatieven voor Microsoft Bookings?

Uiteraard zijn er nog goede reservatietools op de markt. De meest bekende is wellicht Calendly. Een pakket dat in een latere blog ook uitvoerig beschreven zal worden.