In 3 stappen een saaie Excel omtoveren tot interactief Power Bi dashboard

Microsoft: al jarenlang sterk in datavisualisatie

Gezien het belang van data is het logisch dat interactieve tools – zoals Power Bi – om deze data te visualiseren, aan populariteit winnen. Gartner – een gerenommeerd en wereldwijd actief onderzoeksbureau –  kroonde Microsoft in maart 2022 als absolute ‘Leader’ in Analytics & Business Intelligence Platforms.

Hiermee bestendigt Microsoft haar sterke positie in de markt van datavisualisatie. Het Amerikaanse bedrijf is namelijk al 15 jaar lang rechtsboven in dit onderzoek terug te vinden.

Excel als basis voor Power Bi dashboard

Nu komen we bij de essentie van dit artikel: ‘Hoe kan ik mijn data vanuit Excel visualiseren in Power Bi?’. Voor deze opdracht koos ik een willekeurig databestand dat door de Belgische overheid via ‘Open Data‘ beschikbaar wordt gesteld. Namelijk ‘Voornamen van de totale bevolking per gemeente‘.

Hieronder toon ik je hoe je in slechts 3 stappen Excel-data kan gebruiken om in Power Bi analyses te maken.

Stap 1: Power Bi Desktop vs Power Bi service

Microsoft biedt je twee mogelijke manieren om Power Bi te gebruiken: Power Bi service of Power Bi Desktop . Power Bi service is de webversie van Power Bi die Microsoft gratis ter beschikking stelt. Vandaar dat deze versie in de volksmond ook wel Power Bi Online wordt genoemd. Power Bi Desktop is dan weer een gratis te installeren en te gebruiken toepassing voor op je pc. Wat de verschillen exact zijn, zie je in onderstaande visualisatie:

Beide platformen zijn geschikt om vanuit een Excel data te gaan visualiseren. Al vind ik persoonlijk de desktopversie toch net wat aangenamer werken.

Stap 2: Gegevens ophalen

Een logische volgende stap is het ophalen van jouw data. Wat in mijn ogen kinderspel is. Via ‘Gegevens ophalen’ word je stap voor stap begeleid in het ophalen van jouw gegevens.

Tip: in de webversie moet je bij bronnen eerst op ‘meer opties‘ klikken alvorens je een lokaal bestand (bv. Excel-document) kan selecteren.

Stap 3: Data visualiseren in Power Bi

Voila, nu jouw data is ingeladen in Power Bi kan je starten met de creatie van een ‘rapportcanvas’. Hierbij de juiste ‘visuals’ kiezen, is uiteraard cruciaal. Je hebt hierbij keuze uit onder andere:

• Gestapeld staaf- of kolomdiagram 
• Gegroepeerd staaf- of kolomdiagram
• 100% gestapeld staaf- of kolomdiagram
• Lijn- of vlakdiagram
• Watervalgrafiek
• Trechter
• Spreidingsdiagram
• Cirkel- of ringdiagram
• Treemap
• KPI
• …

Tip: hou het Excel-bestand bij de hand (eventueel op je tweede beeldscherm). Dit helpt om het overzicht te bewaren.

Wellicht is het de eerste keer wat zoeken, maar hieronder een voorbeeldrapport dat ik in minder dan 5 minuten maakte, op basis van bovengenoemd Excel-bestand:

Veelgestelde vragen (FAQ)

Om af te ronden behandel ik hieronder graag nog even veelgestelde vragen over het gebruik van ‘Power Bi’:

1. Wat zijn de alternatieven voor Power Bi?

Zoek je naar een alternatief voor Power Bi? Dan kan je overwegen om tools zoals Looker Studio – voorheen Data Studio – (Google), Tableau (Salesforce) of Qlik Sense (Qlik) uit te proberen. Zowel Tableau (Public Edition) als Datastudio kan je bovendien volledig gratis gebruiken. Deze laatste is – doordat het ook van Google is  – een aanrader voor visualisatie van data uit Google Analytics, Google Ads en/of Google Search Console.

2. Kan ik Power Bi ook connecteren met andere bronnen?

Ja! Met Power Bi kan je verbinding maken met gegevens uit veel verschillende bronnen. In het dialoogvenster ‘Gegevens ophalen’ (zie screenshot hierboven) zijn gegevenstypen ingedeeld in volgende categorieën:

• Bestand: Excel, Tekst/CSV, XML, JSON, SharePoint-map, …
• Database: SQL, Google BigQuery, …
• Power Platform: Dataverse, Power Bi-gegevenssets, …
• Azure: Azure SQL-database, Azure Blob Storage, …
• Onlineservices: SharePoint Online-lijst, Exchange Online, Dynamics 365, Google Analytics, Salesforce, LinkedIn Sales Navigator, …
• Overige: Google Sheets, Survey Monkey, Microsoft Teams Personal Analytics, …

Bekijk hier de volledige lijst van Power Bi-gegevensbronnen.

3. Is Power Bi gratis? Of welke licentie heb ik nodig?

Ja en nee. Op dit moment zijn er 4 mogelijke formules: Free, Pro, Premium (per gebruiker) en Premium (per capaciteit). Hieronder verduidelijk ik de mogelijkheden per type licentie:

* Prijzen per maand per gebruiker. Klik hier voor de meest actuele prijzen.

4. Is er ook een mobiele app beschikbaar?

Absoluut! Persoonlijk vind ik de mobiele app van Power Bi een bijkomende reden om jouw data hierin te visualiseren. Op ieder moment van de dag, kan je – vanop welke toestel dan ook – jouw dashboards raadplegen.

Tip: kies bij het maken van je rapport voor ‘Mobiele indeling’, zodat je een mobielvriendelijke versie van jouw Power Bi dashboard kan genereren. De aanpassingen die je hier doet, hebben geen invloed op de desktopweergave.