Review: Wat kan je met WhatsApp Business en hoe gebruik je het als chat op je website?

Inleiding: Wat is WhatsApp Business?

WhatsApp Business is de zakelijke variant van het alom bekende WhatsApp. Voornamelijk interessant voor kleinere organisaties. Bedrijven of verenigingen die op een zeer eenvoudige manier in contact willen staan met bestaande of potentieel nieuwe klanten.

WhatsApp Business API

Voor grote of middelgrote ondernemingen is er de WhatsApp Business API. Mocht je niet bekend zijn met de term ‘API’? API staat voor Application Programming Interface. Een bepaalde code die wordt gedeeld tussen twee softwarepakken waardoor eenvoudige relaties kunnen worden gelegd. In dit geval biedt WhatsApp ontwikkelaars dus de mogelijkheid om WhatsApp Business te gaan integreren in hun bestaande software.

Later in dit artikel toon ik je hoe je WhatsApp kan gebruiken als chat tool op je website. Dit is een voorbeeld van een integratie op basis van WhatsApp Business API. Andere voorbeeld is WhatsApp in combinatie met een ERP- of CRM systeem. Om zo klanten op de hoogte te houden van hun bestellingen, factureren, enz.

Update: einde 2021 maakte WhatsApp bekend te werken aan een nieuwe API. Hierdoor zou de implementatie van WhatsApp veel sneller mogelijk worden.

Wat kan je met WhatsApp Business?

WhatsApp Business kan je via de gekende Stores op je Android of Apple smartphone installeren. Welke functies WhatsApp Business biedt, beschrijf ik hieronder uitvoerig:

1. Chatten met (potentiële) klanten

Uiteraard is chatten met contacten de basisfunctionaliteit van WhatsApp Business. Goed om weten is dat je jouw chats kan voorzien van labels. Bijvoorbeeld chats die nog opgevolgd dienen te worden.

Net zoals bij WhatsApp kan je ook in WhatsApp Business werken met verzendlijsten. Een distributielijst om één bericht tegelijk naar meerdere contacten te sturen. Let wel: deze functie werkt alleen voor contacten die jouw nummer in hun gsm hebben opgeslagen.

2. Bedrijfstools

Naast de chatfunctie beschikt de app over enkele specifieke ‘bedrijfstools’. Te vinden via het Startscherm > Menu (3 stippen bovenaan) > Bedrijfstools. Hieronder beschrijf ik de diverse functies:

• Bedrijfsprofiel: algemene bedrijfsinformatie zoals website, e-mailadres, openingsuren enz. Allerlei informatie die klanten te zien krijgen als ze doorklikken op jouw bedrijfsnaam.
• Catalogus: wanneer een volledige webshop voor jouw zaak overkill zou zijn, kan je hier producten (naam, afbeelding, omschrijving en prijs) aanmaken en toevoegen aan bepaalde collecties. Producten waarnaar je kan linken of die voor klanten zichtbaar zijn wanneer ze in WhatsApp doorklikken naar je profiel.
• Begroeting: een automatisch welkomstbericht voor nieuwe klanten.
• Afwezigheidsbericht: een soort van ‘out-of-office’ die je flexibel kan instellen. Handig wanneer je na een bepaald tijdstip geen berichten meer wenst, of wanneer je in de zomer een weekje vakantie neemt.
• Snelle antwoorden: snelle antwoorden zijn sneltoetsen om vaak verstuurde berichten of boodschappen te sturen. Bijvoorbeeld /welkom of /bedankt.
• Labels: zoals hierboven aangehaald kan je chats voorzien van labels. Handig om ten allen tijden het overzicht in je chats te bewaren.

3. WhatsApp button op je website

Wanneer klanten snel een antwoord willen op een vraag, is het kunnen versturen van een chat ideaal. Eigenlijk is het toevoegen van een ‘WhatsApp button’ op je website niet zo moeilijk. In feite is het niet meer dan een link die je – in diverse vormen – toevoegt aan je website.

Er zijn 4 mogelijkheden:

1. Een link toevoegen achter een tekst of icoon:
   Dit met volgende structuur: https://wa.me/[gsm-nummer].
   Waarbij je [gsm-nummer] vervangt door jouw nummer mét landcode, maar zonder plusteken of 00 ervoor. Dus bijvoorbeeld: https://wa.me/32491223344
2. QR-code generen via externe tool:
   Online vind je tal van ‘QR Generators’ om van bovenstaande URL een QR-code te generen. Niet alleen handig voor op je website, het kan ook leuk zijn dit toe te voegen aan jouw visitekaartjes.
3. Link delen via de app:
   Een nog niet beschreven functie bij ‘Bedrijfstools’ is ‘Korte link’. Hier kan je een link genereren waarbij je de optie hebt om een door jou gekozen tekst als standaard in te stellen.Opmerking: ook hier kan je een QR-code genereren, maar is – naast het nemen van een screenshot – niet zo eenvoudig op te slaan.
4. Je gebruikt een externe service:
   Bijvoorbeeld Wappy zoals in het volgend topic uitgelegd.

4. WhatsApp gebruiken als chat tool

Er zijn ook ontwikkelaars zoals Wappy die software aanbieden om een button op je website te plaatsen waardoor bezoekers jou via WhatsApp een bericht kunnen sturen. Een chat tool die je gratis kan toevoegen aan je website (maximaal 25 chats per maand).

Hoe werkt Wappy Chat?

1. Een bezoeker stelt z’n vraag via het chatvenster
2. De volgende stap is afhankelijk van het apparaat van je bezoeker:
   • Computer: na verzenden van het bericht, wordt de bezoeker doorgestuurd naar de WhatsApp Web App, waarna de initiële vraag verstuurd worden.
   • Smartphone: na het verzenden van het bericht, wordt WhatsApp geopend en kan je bezoeker het initiële bericht naar jou versturen.

Ondanks dat het als bezoeker lijkt alsof je ineens met iemand gaat chatten bent, is het dat – zeker via computer – dus niet. Er zitten wel wat stappen en vensters tussen het typen van een vraag en het daadwerkelijk kunnen chatten via WhatsApp. Niet zo ideaal vind ik zelf.

Ondanks dat het de aandacht trekt, vind ik de meerwaarde van Wappy t.o.v. een WhatsApp Button eerder beperkt. Het is ook maar de vraag of een bezoeker – die jou nog niet kent en verwacht een vraag te stellen via chat – jou daadwerkelijk via WhatsApp gaat sturen.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Ongetwijfeld heb je nog wel wat vragen over het gebruik van WhatsApp Business? Hieronder tracht ik de meest voorkomende vragen te beantwoorden:

1. Kan ik WhatsApp Business installeren op mijn Windows PC/Mac?

Nee, helaas is er tot op heden geen specifieke WhatsApp Business applicatie beschikbaar voor Windows of Mac. Is jouw nummer voor WhatsApp en WhatsApp Business hetzelfde? Dan kan je chats wél beantwoorden via de WhatsApp Web app of via de downloadbare Mac of Windows app.

2. Wat is het verschil tussen WhatsApp en WhatsApp Business?

WhatsApp Business beschikt over dezelfde functionaliteiten dan WhatsApp, maar heeft specifiek voor bedrijven extra ‘Bedrijfstools’ geïntegreerd in de app.

3. Kan ik WhatsApp en WhatsApp Business met hetzelfde gsm-nummer gebruiken?

Ja dat is mogelijk. Hou er dan wel rekening mee dat er geen onderscheid meer is tussen jou als persoon en je bedrijf. Wil je dit liever gescheiden? Dan overweeg je beter een apart nummer. Heb je een smartphone met dual sim functie? Dan kan je met één toestel je privé nummer gebruiken voor WhatsApp en jouw zakelijk nummer voor WhatsApp Business.

4. Wat is het verschil tussen een groep en een verzendlijst in WhatsApp?

Wanneer je een groep aanmaakt, nemen alle leden deel aan een groepsgesprek. Gebruik je een verzendlijst, dan ontvangen alle leden van deze lijst jouw bericht alsof het een persoonlijk bericht zou zijn.

5. Is Wappy Chat gratis?

Wappy is gratis te gebruiken tot 25 chats per maand. Wil je meer aanpassingsmogelijkheden of meer gebruikers koppelen? Dan dien je een Wappy Premium abonnement te overwegen.