12 Excel functies die iedereen zou moeten kennen (zeker marketeers)

1. Tekst splitsen met functies Links, Rechts en Vind.Spec

Een veel voorkomend probleem: je krijgt een Excel-bestand aangeleverd, maar zowel voornaam als achternaam staan in één cel. Geen probleem dankzij volgende functies:

• Functie Links
• Functie Rechts
• Functie Lengte
• Functie Vind.Spec

Voorbeeld:

• Voornaam bepalen: =LINKS(B3;VIND.SPEC(” “;B3;1))
• Achternaam bepalen: =RECHTS(B3;LENGTE(B3)-LENGTE(C3))

Je kan deze functies ook gebruiken om bijvoorbeeld domeinnaam uit het e-mailadres te halen of om bijvoorbeeld postcode en gemeente te splitsen wanneer deze in één cel staan.

2. Tekst in hoofdletters omzetten

Of wat denk je van deze: een collega stuurt je een Excel-file waarbij een deel van de tekst in hoofdletters (all caps) staan. Ook dit kunnen we eenvoudig oplossen:

• Functie Beginletters

Voorbeeld:

• =BEGINLETTERS(C3)

3. Spaties verwijderen in Excel

Mogelijks ook wel herkenbaar: bepaalde tekst bevat vooraan een vervelende spatie. Hoe los je dit op, zonder de tekst volledig opnieuw over te typen?

• Functie Spaties.Wissen

Voorbeeld:

• =SPATIES.WISSEN(C3)

4. Tekst uit diverse cellen samenbrengen

De volgende functie is eigenlijk geen specifieke functie in Excel. Toch is het een tip die je veel tijd kan besparen:

• Gebruik van &-teken i.c.m. ” “

Voorbeeld:

• =C3&” “&D3

5. Tekst naar kolommen (handig voor CSV-bestanden)

Als marketeer werk je ongetwijfeld wel eens met CSV-bestanden. Deze kan je via ‘Gegevens’ > ‘Gegevens ophalen en transformeren’ > ‘Uit Tekst/CSV’ omzetten naar een tabel. Ofwel gebruik je de functie ‘Tekst naar kolommen’. Ook handig om andere teksten met een duidelijk scheidingsteken uit elkaar te halen.

• Functie: Tekst naar kolommen

6. Dubbele waarden in Excel verwijderen

Wist je dat er in Excel een functie zit om dubbele waarden te ontdekken en te verwijderen? Tip: uiteraard kan je hier best zoeken op unieke waardes zoals bijvoorbeeld een e-mailadres of ID-nummer.

• Functie: Dubbele waarden verwijderen

7. Horizontaal zoeken

Ongetwijfeld heb je ooit op school een oefening moeten doen met horizontaal en verticaal zoeken? Haal jij deze twee ook altijd door elkaar? Bij Horizontaal Zoeken gaat Excel de opgegeven waarde horizontaal proberen te matchen, om dan – vandaar de verwarring vaak – verticaal een bepaalde waarde op te halen.

In onderstaand voorbeeld haal ik de dienstjaren en datum pensioen uit een tabel voor de opgegeven personeelsleden:

• Functie: Horizontaal Zoeken
• Functie: Vastzetten van een cel of rij d.m.v. $-teken

Voorbeeld:

• Zoeken naar ‘Dienstjaren’: =HORIZ.ZOEKEN($B12;$B$2:$G$6;3;0)
• Zoeken naar ‘Datum pensioen’: =HORIZ.ZOEKEN($B12;$B$2:$G$6;3;0)

8. Verticaal zoeken

Bij verticaal zoeken gaat Excel een opgegeven waarde verticaal matchen, om vervolgens horizontaal in een bepaalde cel waarde op te halen. Hieronder geef ik een voorbeeld van het zoeken naar een gemeente van bepaalde personen in een tabel:

• Functie: Verticaal Zoeken
• Functie: Vastzetten van een cel of rij d.m.v. $-teken

Voorbeeld:

• =VERT.ZOEKEN($C14;$B$3:$J$10;9;0)

9. Functie Als

De functie die ik in Excel wellicht het meeste gebruik is de bekende if-functie. Handig om bijvoorbeeld controles in te bouwen:

• Functie: Als

Voorbeeld:

• =ALS($B4<4;”Junior”;”Senior”)

10. Functie Aantal Als

De functie ‘Aantal Als’ is er zeker eentje om als marketeer goed te noteren. Deze komt bijvoorbeeld wel eens van pas als je twee Excel-bestanden met elkaar moet vergelijken. Om zo dubbele waarden op te sporen. Of om een grote database samen te vatten.

In onderstaande voorbeeld heb ik de functie ‘Aantal Als’ gebruikt om het aantal Junior vs Senior profielen in een bedrijf te bepalen:

• Functie: Aantal als

Voorbeeld:

• =AANTAL.ALS($H$12:$H$14;$D19)

11. Functie Zoeken en vervangen

De volgende functie is een klassieker: ‘Zoeken en vervangen’ ofwel CTRL+H. Ideaal om in een database snel bepaalde waarden te vervangen door iets anders:

• Functie: Zoeken en vervangen

12. Snel kolommen verplaatsen in Excel

Wellicht verplaats jij – net zoals de meesten – kolommen ook via knippen en plakken? Wist je dat je door de shift-toets in te houden kolommen snel kan verplaatsen?

• Functie: Kolommen verplaatsen d.m.v. shift-toets